Unidad didáctica 5.2. Creación de un respositorio digital con recursos limitados
Entenderemos un repositorio "como un conjunto de servicios prestados por una institución a su comunidad para recopilar, gestionar, difundir y preservar su producción digital a través de una colección organizada, de acceso abierto e interoperable" (Barrueco et al. 2010). Dicho de otra manera, un repositorio sirve para publicar en Internet, normalmente con acceso libre, una base de datos que incluye los documentos digitales o digitalizados que forman los fondos y colecciones de una unidad de información.
Según OpenDOAR, el directorio mundial de repositorios académicos de acceso abierto, existen actualmente en el mundo más de 2.650 depósitos digitales, de los cuales 1.220 son europeos y 253 latinoamericanos o caribeños. En España, desde la creación en 2001 del repositorio para tesis doctorales TDR (Tesis Doctorales en Red) se han creado 114 repositorios de acceso abierto.
Cultura Open Access
En las últimas décadas del siglo XX hubo tres fenómenos que dieron lugar al movimiento Open Access. Por una parte la necesidad de diseminar la literatura gris, aquella investigación únicamente difundida a través de los contactos del propio autor y que no dejaba de estar oculta; por otra, la llamada “serial crisis”, el aumento constante del coste de suscripción a las revistas por parte de las bibliotecas; y por último los avances en la edición digital y en la comunicación a través de la red.
Repositorios más habituales
Los más habituales son los institucionales, normalmente creados por servicios de información de instituciones académicas para garantizar el acceso a la producción científica generada por sus miembros en el cumplimiento de sus funciones. Un repositorio institucional es el conjunto de servicios que una universidad ofrece a los miembros de su comunidad para la gestión y difusión de material digital creado por la institución y por sus miembros.
En un plano supracorporativo se hallan los portales (también llamados recolectores o harvesters) que actúan de paraguas de diversos repositorios, como Europeana, DRIVER Digital Repository Infrastructure Vision for Europe Research, o SciELO, Scientific Electronic Library Online.
Los repositorios temáticos son aquellos creados con la finalidad de agrupar los documentos de investigación sobre una temática concreta, y que habitualmente funcionan de manera suprainstitucional, a partir de las aportaciones que realizan los autores en servicio de autoarchivo.
Repositorio institucional propio o participación en un repositorio cooperativo
Durante la planificación estratégica deberemos decidir también si para nuestra institución, usuarios y características de los documentos que queremos incluir en el repositorio es más conveniente implementar un repositorio institucional propio o bien participar en un repositorio cooperativo ya existente.
Segundo paso: obtener cobertura legal
En los documentos nacidos digitales que se incluyen en los repositorios en acceso abierto se están usando ampliamente las licencias Creative Commons (CC). Estas licencias (basadas en el copyright y en la legislación de cada país) permiten al autor especificar a priori los usos que se pueden llevar a cabo con su obra. Hay 6 licencias CC diferentes, desde la más permisiva a la más restrictiva.
Tercer paso: recursos
Hardware
Determinará el grado de complejidad de la arquitectura como el volumen de documentos a depositar y el nivel de consultas de los usuarios potenciales. Contar con estaciones de trabajo.
Software
La elección del software se produce normalmente en base al tipo de documentación que deba almacenar. La tendencia mundial es implementar los repositorios con software libre. Son muchas las ventajas que este tipo de software ha aportado a los repositorios pero, sin duda, la principal ha sido la adaptabilidad.
Entre los repositorios de acceso abierto, existen unos 70 programas en uso. Los dos sistemas más comunes, según OpenDOAR son DSpace (39%) y EPrints (15%). Estos son fáciles de instalar y mantener, y gestionan todo tipo de formatos.
Metadatos
Los documentos que se introduzcan en el repositorio deberán estar descritos utilizando un conjunto de metadatos basados en estándares internacionales y mínimamente normalizados. El estándar de metadatos más ampliamente utilizado es el Dublin Core Cualificado.
Cuarto paso: implementación
Planificar consiste en trazar los pasos a seguir a corto y medio plazo hacia un escenario deseado a largo plazo, y asignar los recursos necesarios, personales y materiales, para que cada paso sea realizado satisfactoriamente, en un calendario que responda a los compromisos del proyecto con la institución.
Publicación y evaluación
Entre los aspectos a evaluar, la visibilidad (mención del repositorio en la página principal de la institución, presencia en directorios nacionales e internacionales, nombre inequívoco y normalizado, etc.); políticas (si existe una declaración sobre la misión y objetivos del repositorio, etc.); aspectos legales (cumplimiento de los derechos de propiedad intelectual, etc.); metadatos (aplicación de sistemas normalizados, etc.); interoperabilidad (uso del protocolo OAI-PMH, etc.); logs y estadísticas; seguridad, autenticidad e integridad de los datos (uso de identificadores persistentes, etc.).
Preservación y seguridad del repositorio
Los datos depositados no se perderán, dañarán o alterarán. Los usuarios podrán buscar y acceder a los datos. Los datos serán interpretados y comprensibles por los usuarios finales, superando retos actuales y de futuro.
Quinto paso: promoción
El secreto de un buen repositorio está en las 3C: Contenido, Contenido, y Contenido. En su decálogo de buenas prácticas para el posicionamiento, la asignación de URL como marca única; la creación de nuevos y conversión de antiguos contenidos; la interconexión con la comunidad científica; la inclusión de ficheros ricos y multimedia, etc.
El futuro, según apuntan todas las tendencias, es garantizar el acceso a las fuentes documentales vía dispositivos móviles.