Unidad didáctica 6.2. Las revistas digitales: estándares, pautas y procedimientos

 

En este artículo se pretende dar una visión general de la gestión integral de las revistas electrónicas (en adelante, revistas-e o revistas-e, de digitales): los procesos de selección y adquisición de dichos documentos, su catalogación y preparación para que puedan estar disponibles para el usuario final, la integración en la colección documental del centro, su preservación y conservación y la evaluación de su uso.

De manera sencilla podríamos definir las revistas-e como un documento bibliográfico que cumple los criterios de “serie” establecidos por las AACR2r [2] y que está en formato electrónico.

Vemos pues que el concepto va más allá de la mera digitalización de revistas en papel y que son muchas las variables que definen este tipo de recurso electrónico.

Las revistas-e ofrecen múltiples ventajas respecto las revistas en papel, entre las que destacan como principales:

- rapidez de acceso a la información actualizada (importante en disciplinas como los negocios o la ciencia).

- capacidad de incorporar elementos multimedia.

- posibilidad de realizar búsquedas rápidas en el propio recurso.

- capacidad de integración con otros recursos de la biblioteca mediante servicios de enlaces (“linking services”).

- seguridad.

Selección y adquisición de revistas-e

El proceso de selección de revistas-e es el conjunto de operaciones de gestión documental destinado a decidir qué ítems son adecuados para formar parte de una determinada colección bibliotecaria en función de las necesidades de sus usuarios.

Los motivos más utilizados para la compra de recursos-e son los siguientes:

• Acceso múltiple: una recurso-e por el hecho de encontrarse en red permite múltiples puntos de acceso. El acceso múltiple no se limita únicamente al espacio sino que también incluye el acceso temporal –habitualmente conocido como acceso 24/7: 24h 7 días a la semana– y el acceso multiusuario (más de un usuario puede acceder a la vez al recurso)
• Velocidad: el acceso a la información que contiene un recurso-e es mucho más rápido que en otro tipo de recurso puesto que permite navegar o buscar en su contenido, extraer información, integrarla en otros materiales y interrelacionar o enlazar distintas publicaciones
• Funcionalidad: los documentos electrónicos ofrecen al usuario final diferentes maneras de abordar o analizar su contenido.
• Contenido: un recurso-e puede contener muchos tipos de información distinta así como diferentes materiales (video, audio, etc.) que no pueden ser concebidos con los materiales impresos.
• Reutilización: los recursos-e se pueden reutilizar en otros contextos distintos a su contexto de creación (ej. se pueden incorporar en entornos virtuales de aprendizaje).
• Gestión: este tipo de documentos puede gestionarse con softwares específicos que permitan el seguimiento de su uso por parte de los usuarios finales.
• Interoperabilidad: con la aparición de estándares como OpenURL podemos integrar toda la colección de manera que un recurso-e nos enlace directamente con otro.
• Almacenamiento : los recursos-e permiten ahorrar costes en cuanto al almacenamiento puesto que resulta mucho más barato el almacenaje digital en un servidor que el físico en nuestra propia biblioteca. Además permiten una mayor capacidad de expansión inimaginable hasta su aparición.

lo importante es evaluar el coste, el editor o agregador, la accesibilidad, el contenido, la actualidad y la perdurabilidad en el tiempo, las restricciones en cuanto a las licencias y los aspectos relacionados con el uso consorciado de las revistas-e.

Una vez realizada la selección se procede a la adquisición de los recursos. Éstos se adquieren no sólo en función del precio sino también en función de las condiciones de uso.

Evolución en la gestión de las revistas-e

La gestión de las revistas-e ha evolucionado mucho en poco tiempo debido a su incorporación progresiva en las colecciones bibliotecarias.

Existen básicamente cuatro tipos de subscripciones de revistas-e: 1) subscripciones individuales, 2) paquetes de revistas-e, 3) agregadores de revistas-e y 4) agregadores de texto completo.

El entorno digital ofrece grandes posibilidades en cuanto a la gestión de los recursos-e pero debemos tener siempre en cuenta las licencias de uso que establecemos con el editor. Dichas licencias condicionarán el uso y los servicios que se pueden ofrecer al usuario final.

Preservación y conservación de las revistas-d

La preservación digital implica tanto documentos digitales (aquellos que han sido creados en formato digital) como documentos digitalizados (el original esta en otro soporte, p.e. papel). El principal inconveniente radica en el formato que debe utilizarse para el almacenaje de la información. Los formatos cambian rápidamente y si no se transfiere la información de uno a otro puede perderse.

Otro problema a resolver es la dependencia respecto a un software y/o hardware determinado. Muchos recursos-e únicamente son accesibles mediante una plataforma determinada que funciona con un sistema operativo determinado, con un programa especial, etc. Los bibliotecarios también tienen que tener en cuenta esta casuística cuando se plantean la conservación de sus fondos. Actualmente, se utilizan formatos no dependientes de una plataforma o de un software específico. Uno de estos es la codificación ASCII pura que aunque no permite guardar fuentes o características de texto (negrita, cursiva, colores, etc.) es seguro y fácil de utilizar.

Hay que cuestionarse también quién debe encargarse del almacenaje de las revistas-e, ¿los editores, proveedores o agregadores?, ¿las bibliotecas?, ¿otras entidades encargadas exclusivamente de eso?  Existen editores que se comprometen y que se preocupan por la preservación de estos materiales. Un ejemplo sería FirstSearch Electronic Collections Online (de OCLC) que proporciona acceso permanente a sus usuarios. Otro caso sería JSTOR que en 1995 se estableció como una organización sin ánimo de lucro que proporcionaba revistas-e a las bibliotecas universitarias y de investigación. JSTOR actuaba de puente entre los editores y las bibliotecas y almacenaba las revistas-e previo pago de una cuota. Otras iniciativas destacables en cuanto a preservación de revistas-e son: Lockss, Portico y E-Depot.

 

Para saber más:  Bibliografía