Unidad didáctica 5.1. Archivística e Internet

 

Los países como Estados Unidos, Reino Unido, Australia y Canadá son los pioneros en incorporar Internet como un medio paralelo al físico.

• Inversión técnica y apoyo económico que permite unos web sites de calidad y útiles a los usuarios, diferenciandolos por perfiles.
• La voluntad de usar Internet como medio de intercambio informacional dentro de la comunidad archivística internacional supuso otro motivo para la estandarización en la descripción (ISAD-G y EAD) y la creación de gateways o pasarelas transparentes al usuario que permiten el acceso a bases de datos comunes a varios archivos. [5]
• El empleo de SGML/XML permite la normalización, interoperabilidad e interconexión entre archivos en los procesos de almacenamiento, consulta, búsqueda y recuperación de todo tipo de descripciones y documentos. La aplicación de XML mejora la distribución normalizada de fuentes documentales primarias vía Internet y facilita su acceso a un mayor número de usuarios del mundo entero.
• Creciente peso específico de la gestión de los documentos electrónicos, especialmente como fuente de asesoramiento para los profesionales, a través de la divulgación de políticas de gestión, normas de descripción, evaluación y preservación.
• Diseños funcionales pero atractivos a través de la imagen.

En España, existe una comunidad virtual archivera a nivel de hispanohablantes que se intercomunica a través de la lista de distribución Arxifórum. Impulsada y gestionada por la "Associació d'Arxivers-Gestors de Documents de Catalunya", Arxiforum es, desde 1998, el primer foro electrónico del Estado Español que trata de forma exclusiva la coordinación de recursos, información y opinión sobre la teoría y práctica archivística.

También predominan las experiencias de portales focalizados a profesionales de un ámbito concreto aunque de entrada se planteen como espacio de consulta para navegantes en general.

Parámetros para un web site de calidad: criterios de evaluación cuantitativos y cualitativos

Criterios cuantitativos

Criterios cibermétricos

Indicadores como por ejemplo: tamaño documental e informático ; densidad hipertextual; profundidad: número de niveles; endogamia : número de enlaces internos; validez hipertextua; impacto...

Criterios cualitativos

Criterios de evaluación del web site: dentificación del web site (Página principal y secundarias o secciones); Información general y presentación del servicio archivístico; Acceso a información sobre los fondos documentales y las colecciones; Referencias a otros servicios archivísticos en Internet; Reseñas generales sobre el servicio archivístico; Diseño del web site.

Diseño de un web site de archivo

Las acciones previas para diseñar un web site de archivo deben ser:

Identificar objetivos y usuarios

Identificar la capacidad de creación y gestión: recursos financieros, técnicos y humanos

Verificar la existencia de normas para la concepción y gestión de web sites emitido por el órgano competente en la esfera gubernamental de la institución

Analizar normas y recomendaciones en vigor implicadas en la atención al público: restricciones, preservación, privacidad y otras cuestiones legales

Identificar los servicios que se ofrecerán a través de Internet y el posible impacto sobre la institución.

Los contenidos generales que debe contener son:

• Información sobre los objetivos del web site
• Información sobre la institución: histórica, competencias, estructura organizativa, programas de trabajo, directorios (e-mails y teléfonos), dirección física y forma de acceso (geolocalizada a través de instrumentos como Google Maps, Google Earth)
• Visitas virtuales a las instalaciones
• Información sobre los servicios prestados vía web, por correspondencia o localmente
• Adecuación del lenguaje usado a los diferentes tipos de usuario.
• Información sobre los contenidos del web site y documentos que se pueden imprimir
• Información sobre derechos de autor
• Información sobre el responsable del contenido de cada página (incluyendo el e-mail)
• Enlaces actualizados, relacionados con la administración pública dentro de la cual forma parte la institución archivística
• Informaciones sobre programas, planes, proyectos de la institución
• Adecuación de los contenidos y servicios según perfiles de usuario
• Libro de visita: Facebook, MySpace

En cuanto a los contenidos archivísticos, éstos deben ofrecer  información sobre:

• Información sobre el patrimonio documental custodiado
• Instrumentos de descripción (on line, off line, en base de datos ...)
• Estructura de funcionamiento de atención al usuario: horario y condiciones
• Servicios archivísticos prestados (obtención de copias de documentos, por ejemplo) localmente y vía correo electrónico
• Información sobre la metodología archivística aplicada: clasificación y descripción, evaluación y transferencias, uso de las TIC
• Legislación archivística
• Otros: biblioteca virtual sobre archivística, glosario, FAQ, enlaces a recursos, publicaciones electrónicas
• Potenciar el uso de las herramientas 2.0 para mostrar contenidos: Flickr, Youtube, Podcasting
• Potenciar la difusión de información inmediata: RSS, blog, Twitter
• Servicio de referencia vía chat en tiempo real
• Potenciar la interacción y la participación de los usuarios en la producción de contenidos (wiki).

 

Diferentes clases de web sites de archivos

El web-folleto

• Es el folleto o tríptico de difusión de la institución, pero en formato electrónico.
• Vinculado a centros de archivos de ámbito territorial reducido.

 El web de primera aproximación

• La información que ofrece permite al investigador tomar la decisión de si vale la pena desplazarse al archivo para realizar la consulta de sus fondos "in situ", pero no ofrece, aparte de la información general englobada en el caso anterior, servicios adicionales accesibles en línea.
• Suelen ser centros de archivo pertenecientes a la administración pública que cede al archivo una o varias páginas del web site institucional.

 El web-instrumento de descripción

• Descripción documental a través de la consulta de catálogos a nivel, en muchas ocasiones, de unidad documental.
• Objetivo: el usuario puede llevar a cabo la primera fase de su investigación a través del acceso en línea al instrumento de descripción, sin necesidad de desplazarse a la sala de consulta.

El web site con servicios extras

• Son web sites que ofrecen no sólo información, sino también servicios diferenciados según el perfil del visitante: investigador, aficionado, ciudadano, estudiante, profesorado, etc.
• Objetivos: Dar un mayor alcance al ámbito de servicio del centro de archivo por medio de un medio ya no tan nuevo, como es  Internet.

 El web-archivo virtual

Hablamos de archivo virtual cuando existe la posibilidad de consulta en línia de una serie documental a nivel de unidad.

 

El portal archivístico

Actualmente parece que un web site ya se ha quedado corto. Ha aparecido el portal en tanto en cuanto es la puerta para iniciar la navegación y es el punto de encuentro para el grupo de usuarios afines a una temática concreta: la archivística y la historia en nuestro caso.

Objetivos: La prestación de servicios a un colectivo o comunidad virtual en varios aspectos:

-facilitando el acceso directo a recursos de información relevantes

-ofreciendo herramientas que faciliten esa búsqueda informacional.

-posibilitando la personalización al usuario.

 

 

Para saber más, la página de Bibliografía y otros recursos nos dará una idea de este mundo virtual