Unidad didáctica 7.1. Sistemas de Gestión de Contenidos

 

Los sistemas de gestión de contenidos (del inglés, Content Management Systems, CMS) son las aplicaciones informáticas o programas que permiten la automatización de procesos en el ciclo de vida de la información que debe ser publicada en una web, una intranet o un portal corporativo.

Disponer de un CMS para la gestión y publicación de una web o intranet aporta varios beneficios, entre los cuales cabe destacar:

• Garantizar la eficiencia y eficacia en la gestión de webs e intranets.
• Facilitar la edición descentralizada de contenidos, de manera que más personas de la organización puedan participar en dicha tarea.
• Simplificar el proceso de edición y publicación web y reducir los costes asociados.
• Disponer de una plataforma única para la comunicación y para la difusión de información.
• Permitir la incorporación de cambios evolutivos en una web o intranet para adaptarse a las necesidades cambiantes de la organización y de los usuarios.

Funcionalidades principales

Funcionalidades del sistema de creación

Plantillas de entrada de datos

Normalmente los contenidos se introducen mediante plantillas prediseñadas por los administradores o proporcionados por el mismo sistema que permiten introducir la información mediante campos de entrada de datos.

Editores de texto

Los campos o áreas editables de la plantilla pueden utilizar un editor tipo bloc de notas sin posibilidad que el autor dé formato al contenido o bien un editor WISIWYG.

Previsualización

El autor pueda previsualizar cómo se verá este contenido una vez publicado: contexto, presentación y formato.

Acceso al repositorio

El sistema debe permitir acceder al repositorio a través del navegador (WebDAV) para no sólo crear y editar nuevos contenidos sino para cambiarles el nombre, duplicarlos o borrarlos del repositorio.

 Importación de ficheros

Las imágenes que ilustran un texto, los vídeos o audios que acompañan un contenido y otros tipos de formatos deben ser creados y editados fuera del sistema y posteriormente importados para que los autores los puedan insertar en sus contenidos.

Buscador interno

Es una funcionalidad muy útil en sitios web distribuidos y con gran cantidad de contenidos.

Etiquetado de metadatos

Funcionalidad que permite asignar metadatos a los contenidos. Se debe poder definir el esquema o esquemas de metadatos que se quiere utilizar (HTML, Dublin Core, etc.), y poder reutilizar una mismo metadato para diferentes esquemas. Es decir, si los administradores deciden usar dos esquemas como HTML y Dublin Core, los autores no deben introducir dos veces un mismo metadato en ambos esquemas.

Agregación

Las funcionalidades de agregación permiten efectuar de forma automática procesos de edición, de segmentación o de etiquetado de metadatos. También relacionadas con el proceso de edición encontramos las llamadas librerías. En las librerías, los administradores han creado y organizado previamente diferentes tipos de contenidos estándares que los autores pueden copiar o insertar en sus documentos para así no tener que crearlos de nuevo,

Sindicación

Es una de las principales funcionalidades relacionadas con la adquisición de contenidos de fuentes externas. Consiste en la capacidad del CMS de reutilizar fuentes de información externa que ha sido diseñada y preparada para este propósito.

Funcionalidades del sistema de gestión

El sistema de gestión se encarga del almacenamiento de los contenidos y otros recursos. Está formado por el repositorio, el flujo de trabajo, las herramientas de administración y las conexiones con otros sistemas (LDAP, catálogos de productos, etc.).

Funcionalidades del sistema de publicación

Se encarga de exportar los contenidos del repositorio para generar cualquier publicación. Formado por los "templates" o plantillas de presentación/visualización, herramientas de control y conexiones con otros sistemas.

Plantillas de presentación (templates)

Son la base del sistema de publicación. Se encargan de dar la presentación e interactividad a los contenidos, archivos y otros recursos (tanto del CMS como externos) para ser utilizados por los usuarios.

Herramientas de control

Aplicaciones que ejecutan físicamente la transformación de los contenidos del repositorio (y otros sistemas) a través de los templates predefinidos por los administradores.

Conexiones con otros sistemas

El CMS debe permitir desarrollos hechos a medida con programación y protocolos específicos para cada aplicación con la que el CMS se debe conectar.

Se encargan de conectar el repositorio del CMS con otro repositorio donde se guardan, por ej. los vídeos para que al ser publicados en la página, y de manera transparente al usuario, una aplicación sirve los contenidos textuales y la otra los audiovisuales (streaming).

 

Actualmente existen cuatro grandes grupos de soluciones tecnológicas para implementar un CMS:

- Desarrollo interno o CMS hecho a medida

- Adquisición e implantación de un CMS comercial

- Implementación de un CMS de software libre (open source )

- Externalización del servicio (SaaS)

Para saber más:   Bibliografía